Datenschutzerklärung der Topas Backoffice GmbH

(Version vom 05.09.2024)

1. Allgemeines

Der verantwortungsvolle und rechtskonforme Umgang mit Personendaten ist Topas Backoffice GmbH (nachfolgend «Topas Backoffice»; «wir»; «uns») ein grosses Anliegen.

Die Datenschutzerklärung (nachfolgend «DSE»)zeigt Ihnen auf, welche Personendaten durch Topas Backoffice verwendet, zu welchem Zweck diese bearbeitet oder mit wem diese geteilt werden, wenn Sie sich für eine (interne) Stelle bei Topas Backoffice bewerben, wenn Sie als Kunde einer der folgenden Dienstleistungen von Topas Backoffice in Anspruch nehmen oder wenn Sie bei einem Mitglied der Topas Gruppe angestellt sind, über dieses Mitglied verliehen oder vermittelt werden und wenn die Topas Backoffice Ihre Daten bei der Erfüllung von folgenden Dienstleistungen im Auftrag dieses Mitgliedes bearbeitet:

- Lohnverarbeitung A-Z
- Debitorenbewirtschaftung und Mahnwesen
- Controlling
- Finanzbuchhaltung und Kreditorenbewirtschaftung

Darüber hinaus finden Sie in dieser DSE hilfreiche Informationen über die Datenbearbeitungen, wenn Sie die Webseite von Topas Backoffice unter https://www.topasbackoffice.ch/ besuchen.

Im Sinne dieser DSE bezeichnet der Begriff "Personendaten" alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

Topas Backoffice garantiert, dass alle Personendaten streng vertraulich und ausschliesslich zum vereinbarten Zweck gemäss Ziffer 5 oder wenn eine sonstige rechtliche Grundlage im Sinne der anwendbaren Datenschutzgesetze vorliegt, verwendet werden. Dafür trifft Topas Backoffice eine Vielzahl von technischen und organisatorischen Massnahmen.

2. Verantwortliche Stelle

Die für die Datenbearbeitung verantwortliche Stelle ist Topas Backoffice mit Sitz in 8172, Niederglatt. Sie kann für datenschutzrechtliche Anliegen über die Adresse Topas Backoffice GmbH, Zürcherstrasse 3, 8172 Niederglatt oder über die E-Mail-Adresse datenschutz@topasgruppe.ch kontaktiert werden.

3. Anwendbarkeit der schweizerischen Datenschutzgesetze und der Datenschutzgrundverordnung «DSGVO»

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt.

Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

4. Welche Arten von Personendaten werden erhoben?

Es werden üblicherweise folgende Personendaten von Ihnen bearbeitet, wenn ein Kunde oder ein Mitglied der Topas Gruppe, für welche Sie arbeiten, Service-Dienstleistungen bei Topas Backoffice in Anspruch nimmt:

- Stammdaten (z.B. Name, Postadresse, E-Mail, Telefonnummer)
- AHV-Nummer
- Mitarbeiternummer
- Lohndaten
- Daten zu Unfall und Krankheit inkl. Taggeldabrechnungen
- Daten im Zusammenhang mit einer Lohnbuchkontrollen
- Lohnpfändungen
- Versicherten Daten in Zusammenhang mit der Vorsorgeversicherung
- Daten zu Anzahl Kinder (Ausgleichskasse)
- Daten aus einem Zwischenverdienstformular, Arbeitgeberbescheinigungen

Es werden üblicherweise folgende Personendaten erhoben, sofern Sie sich bei Topas Backoffice für eine Stelle bewerben und von Topas Backoffice angestellt: Über Bewerber werden folgende Datenkategorien gespeichert, wie z.B.:
- Stammdaten (z.B. Name, Postadresse, E-Mail, Telefonnummer)
- (Arbeits-)Präferenzen (z.B. Berufsfeld, Beschäftigungsform)
- Ausbildung (Ausbildungszertifikate), Berufserfahrung, Kenntnisse
- Bewerbungsdaten (z.B. Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf, Foto)Über Arbeitnehmende werden folgende Datenkategorien gespeichert, wie z.B.:- Stammdaten (z.B. Name, Postadresse, E-Mail, Telefonnummer)
- (Arbeits-)Präferenzen (z.B. Berufsfeld, Beschäftigungsform) Ausbildung, Berufserfahrung, Kenntnisse- Ausbildung (Ausbildungszertifikate), Berufserfahrung, Kenntnisse;- Bewerbungsdaten (z.B. Zeugnisse, Lebenslauf, Foto)- Staatsangehörigkeit, Angaben zur behördlichen Bewilligung zur Arbeitsaufnahme in der Schweiz- Erweiterte Mitarbeiterdaten für die Personaladministration (Arbeitszeiten, Ferien, Unfall- und Krankheitsmeldungen, Lohndaten, Bankdaten, AHV-Nummer, Zivilstatus, Anzahl Kinder etc.)Über Kunden werden folgende Datenkategorien bearbeitet, wie z.B.:- Bestandsdaten (z.B. Kundenstammdaten, wie Name oder Adresse), Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummern) und weitere Personendaten, die Bestandteil von folgenden Daten sein können, wie z.B. Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben etc.), Vertragsdaten und Zahlungsdaten (z.B. Bankbelege). Zu den Betroffenen gehören unsere Kunden, Interessenten sowie deren Kunden, Nutzer, Webseitenbesucher oder Mitarbeiter sowie Dritte. Wenn Sie unsere Webseite besuchen, dann werden zudem Nutzungsdaten der Webseite bearbeitet, wie z.B.: - IP-Adresse, Name der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Webbrowser und anfragende Domain.

5. Zwecke der Bearbeitung und Rechtsgrundlagen

Topas Backoffice bearbeitet Personendaten basierend auf einem Mandatsvertrag, mit welchem Topas Backoffice mit dem Kunden oder mit dem Mitglied der Topas Gruppe vereinbart hat, um für diesen Lohn- oder Finanzbuchdienstleistungen auszuführen. Bei der Ausführung von diesem Mandatsvertrag können Ihre Personendaten bearbeitet werden, weil sie Bestandteil dieser Lohn- oder Finanzbuchhaltung sind.

Topas Backoffice bearbeitet Personendaten, um Verträge mit seinen Geschäftspartnern oder abzuschliessen und abzuwickeln (im Falle der DSGVO: Art. 6 Abs. 1 Bst. b DSGVO – «zur Erfüllung eines Vertrages»).

- zur Erstellung von Lohn- oder Finanzbuchdienstleistungen oder zur Abwicklung eines internen Anstellungsverhältnisses bei Topas Backoffice;
- um Sie als unseren Kunden zu identifizieren mit welchem wir mit Ihnen als Kontaktperson des Kunden kommunizieren;
- um mit Ihnen die notwendige Korrespondenz zu führen sowie Ihre Anfragen zu beantworten;
- um Ihre Bewerbung im Hinblick einer möglichen Anstellung zu bearbeiten und mit Ihnen den Bewerbungsprozess durchzuführen und allenfalls, wenn Sie uns Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilen, Referenzen und Gutachten bei Dritten einzuholen;
- um Ihre Eignung und Qualifikation als potenzielle/r Kandidatin oder Kandidat zu bewerten
- um Sie für eine Weiterbildung anzumelden (z.B. bei Temptraining)
- um Ihnen Leistungen anzubieten, diese in Rechnung zu stellen und bei Nichtzahlung auch um ein Inkasso-Verfahren einzuleiten
- um Ihnen alle notwendigen Belege (Rechnungen, Lohnabrechnungen, Verträge) per Post